快印杂谈

如何打印合并word文档压缩大小节省空间

2021-10-26 admin

首先我们最好新建一个EXCEL表格,然后把需要打印的名字单独整理为一列

打开WORD文档,需要打印的信的内容如下图,画线空白部分是我们需要添加的姓名,也就是我样第一步新建的EXCEL的名单要往这里添加

把鼠标放到需要添加名字的横线的空白处,工具--信函与邮件-邮件合并在WORD的最右侧点下一步

下一步,,浏览打开一个对话框,然后选择我们第一步保存的EXCEL名单

点击下一步,就会出现如下图所示对话框,这里出现了三个SHEET1,SHEET2,SHEET3,因为我们的名单是存在SHEET1里面的,所以word批量打印我们选择SHEET1

点确定之后,出现如下图所示,上面显示的名字就是我们的名单,与我们第一步EXCEL新建的名单是一致

继续下一步,按图操作,点击“其它”,出现对话框,

点击插入以后,就会出现"姓名"这个字段,我们把他复制到下画线区域调整好,

点预览信件,名单中的第一个姓名就出现了

克隆工作室

我们再点右侧的两个箭头的按扭,可以向前向后预览我们EXCEL设置好的名单了,收件人4就是我们表格里只有4个,与我们第一步建立EXCEL的4个数量是一样的

怎么压缩Word文档大小节省空间?有的人的Word文档里面word批量打印只有文字,文件大小也只有几百几千的字节;有的人的Word文档里面不仅有文字,还会有少量图片,文件大小比纯文本文档大了不少;还有的人Word文档里面不仅有文字、图片,甚至还可能有链接、视频等,这个文件大小就大多了,怎么压缩Word文档大小节省空间呢?

由于工作需要,我们经常会对Word文档进行编辑和修改,编辑修改的次数越多,文档里面的文字和图片就越多,内容越多,Word文档的体积就越大,这样不管是在发送的时候,还是在打开文档的时候速度都会比较慢,大大降低工作效率。

一、传统压缩方法的优劣详解

我们使用电脑对文件word批量打印进行压缩的时候首先都会选择使用电脑系统上已有的压缩程序,这种压缩程序使用简单,也很方便,直接在选中文件的前提下右键单击就可以看见相关的压缩程序了。但这种压缩程序人为可控的因素很小,你根本不能设置压缩后的文件大小,如果需要把文件压缩到一个固定范围内,你可能需要反复执行压缩操作很多次。

二、借助压缩工具的压缩方法

1、如果我们借助一个可以自己控制压缩文件大小的压缩工具来压缩,可以节省很多步骤和时间。我们先把需要使用的压缩工具添加到电脑桌面,然后双击打开工具;

2、在打开工具之后,我们点击进入“Word压缩”页面;

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