印特软件

印特数码印企管理系统 流程管理应用参考

2021-11-14 admin

产品概述

印特3 系产品为各种规模的图文、快印、喷绘、广告企业设计,基于网络运行,细分标准版、专业版、企业版三种型号。

印特3 系标准版可以实现管单、管钱、管客户与管绩效等最通常的管理应用,其成熟度、可靠性是经过数百家企业,近万名操作员不间断运行验证的。专业版还可管理耗材与设备,可进行供应商管理、客户关系管理、协同办公应用。

印特3 系产品主要运行在企业内部局域网,如果有需要,也可以在配置后实现互联网运行,可以让你在异地远程登录、管理公司业务。

印特3 系产品型号丰富,您可根据企业实际管理需求确定合理的投入。实施印特3 系可让企业在标准化、制度化改革与建设中取得长足的进步。

鉴于目前印特客服人员在现有的客户群实施软件所了解的实施流程步骤,现将这些流程管理的应用,进行总结,若贵公司与现有的某种流程应用相似,则可以参考这种模式进行流程管理。如果存在不同之处,也可以联系我们客服,一起讨论符合您公司的流程模式进行软件的应用。


1、传统模式

克隆工作室

流程特点

所谓的“传统流程模式”,实质就是“事后登记管理”,也就是将相应可以确定或者已经确认的信息内容,在录入系统中,之后再由系统进行统计或利用系统查看记录等。

针对这种模式的选择,通常在于公司对生产流程管理的简单性及随意性,因为这种模式在生产流程方面还是延续了传统的即时手写记录操作,按照当时所制作的项目,手工记录制作明细。

流程优势

传统模式的流程优势,主要在于这种模式并未改变企业原有模式,而且使用纸单在快印企业也比较普遍,登记时快捷方便,且已深入人心,大家也都很容易接受这种模式的操作,且灵活性很大。

流程劣势

相对于它的优势,其实也可以说是它的一个劣势,登记快捷,则主要是建立在笔写随意或潦草性,其他人员在查看时不便。方便性,则也是因为它的提笔就可以登记的原因。以及灵活性,也是可以随意更改、作废重新登记,但是最大问题也就在于它过于灵活、随意性,以至日后进行业务单据查找和客户制作记录的统计及维护比较很难,并且繁琐。

流程做法

使用传统模式,则对于系统而言,没有任何流程操作可言,流程的操作过程还是以前是什么样,现在还是按照原来的方式进行。等生产环节完成后,再由前台根据纸质工作单上的信息,在系统中新建工单,登记客户信息以及客户的制作明细等,最后再根据客户的收款结算方式来选择“现金收款”或者“应收记账”收款操作并打印相应的结算单据。

适合企业

适用于5-10 人的单体店面,成功实施后,可帮助实现电脑打单、快速核价、快捷对账结算等问题。

推荐版本

印特1 系、印特3 系331 普及版-2 用户


2、一般模式

克隆工作室

流程特点

一般模式,其实就同于“纸单和电子的结合”,与传统模式又有点相似,但有不同,不同之处在于传统模式只是让系统承担起给客户打印电子单以及数据记录和统计的作用,而一般模式,则从一开始就由系统打印内部流转的工作单,交与生产人员填写登记,之后前台在打开之前建立的工单,登记生产人员填写的明细至系统中,最后在打印“结算单”交与客户结算或签字记账。这种模式,主要体现的就是“无单不做活,来活须打单”的特点,因为如果不能在系统中开出工作单的话,生产人员就无法了解制作要求以及登记制作明细,所以也就是无法进行生产做活。

流程优势

这种模式的优势,与传统模式相比起来,控制了传统模式的开单随意性,在这里是必须“每单做活都先开单”,也就减少了记录的缺失,并且很好的加强了前台接待与生产制作人员之间的联系。

流程劣势

在前台人员不足,或相对较忙的时间,特别是散活较多时,也很难保证“每单做活先开单”,如果继续

实行,则很容易引起客户等待时间过长造成的客户流失或意见。所以在启用这种模式前,先得保证人员的充足,已随时可应对几倍客户的下单速度,另外也可以减少散活的制作经营,更多发展针对性制作设计和专业服务。

流程做法

A)前台接待

① 启动“新建工单”窗口,选择客户单位、选择联络人员和联系电话、填写送货地址;建议对于不愿意告知详细公司名称的客户,一般的个人用户记录在“默认散户”名下,另外在“新建客户”之前先在“老客户”页面进行搜索,确认没有资料档案后才新建。

② 确认并建立工作单;

③ 打印“工作单”。

将制作要求写在纸质工作单上与客户文件一并交给生产制作人员。生产制作人员一边做活,一边在打印的纸质工作单上记录所作的内容和数量,以及每一项的具体制作人员。

B)前台结算

1 制作人员登记完纸质工单后,前台在系统中根据单号找到并打开工作单,同时检查成品并将生产人员反馈回来的纸质工作单上的制作明细数据登记至系统工作单中,登记完制作明细后,核算各项价格。

2 如果结算时有“抹零”,先修改工作单“实收金额”;

3 如果是“现金结算”,则对工作单执行【收款结算】后选择“现金收款”,收款后审核结算单;

4 如果是“签单记账”,则对工作单执行【收款结算】后选择“应收记账”,打印结算单交与客户签字后,审核结算单。

适合企业

适用于10 人左右店面,成功实施后,可加强流程管理以及收支统计。

推荐版本

印特3 系-333 标准版-5 用户及以上版本


3、无纸化模式

克隆工作室

流程特点

无纸化模式,则主要是指公司内部生产没有了纸单的传递和交接,全部通过系统进行数据的传递以及信息的沟通。在流程应用方面,无纸化模式摆脱了以往传统模式中人员之间依靠口头说明、抄单挥笔登记的形式传递制作信息。不再因为口头说明,忘记制作信息、不再因为纸单丢失而不清楚制作内容等状况。实现了“即时登记、随时调阅”的单据管理应用。同时在登记人员制作明细时,同步记录相关制作人员的绩效量,为日后统计各人员的绩效工作提供了依据。

流程优势

无纸化模式的优势在于人员之间的相互数据传递,不在局限于一定区域内人员之间的往来,完全可以依靠电脑的网络通信来进行,另外由于无纸化的模式不同于“传统模式”不属于“事后登记”而是“实时数据发生”的记录,那么可以对各个单据进行标签界定,如:哪些单据属于A 员工、哪些单据属于加急、单据都分别处于什么流程状态等都可以通过系统实时记录以及监控,随时可掌握客户单据的生产状态,并可及时反馈于客户。

在软件的学习方面,虽然参与学习的人员较多,但由于实现的是各职责人员之间的配合操作,所以不同职责人员学习的功能操作不同,相反,更多的减少了每个职责人员了解的功能项,大家只需要掌握跟自身工作有关的功能点,学习起来会更快。而不同于“传统模式”和“一般模式”全部的都由前台接待来负责承担。

流程劣势

无纸化由于是利用电脑之间实施网络通信,所以相比传统模式,在硬件上的投入比较大。在人员学习方面,各自对自身所学习的功能点比较快,但同时由于涉及的人员多,存在人员之间的配合操作,也就需要大家多花时间统一练习磨合。

流程做法

A)前台接待

客户到现场

1 客户上门,前台与客户进行基本沟通,而后在印特系统中,启动“新建工单”窗口,选择客户单位、选择联络人员和联系电话、填写送货地址;

建议对于不愿意告知详细公司名称的客户,一般的个人用户记录在“默认散户”名下,建议在“新建客户”之前先在“老客户”页面进行搜索,确认没有资料档案后才新建。

2 填写制作要求;

如果前台打字速度慢,可以考虑在工作单打印样式中做好一批预定义的制作要求,或者使用内部原有的工作单据,对于一般需求在纸质单据上勾选或填写,软件中仅记载特殊的要求。

3 确认并完成开单。

4 在工作单窗口中选择“当前处理”人员,指定工作单给生产人员。

网络传输文件

1 客户网络传输文件,则前台根据客户在网络上说明的要求,在印特系统中,启动“新建工单”窗口,选择客户单位、选择联络人员和联系电话、填写送货地址;

建议对于不愿意告知详细公司名称的客户,一般的个人用户记录在“默认散户”名下,另外在“新建客户”之前先在“老客户”页面进行搜索,确认没有资料档案后才新建。

2 登记客户的“制作要求”

客户是通过网络说明了自己的制作要求,则前台可复制网络上的说明,加以详说,就可以了。

3 确认并完成开单

4 如果客户有网络文件,则将文件存放到系统工作单的“附属文件”中。

5 在工作单窗口中选择“当前处理”人员,指定工作单给生产人员。

B)生产制作

1 前期人员接收前台发送的工作单后,根据工作单上登记的制作要求进行加工生产,并将所生产相关的制作项目及数量登记至工作单中。

1) 如果前台没有填写要求,而是将客户引导至生产制作人员处,则请完成制作要求的填写和确认。

2) 如果启用了生产绩效制度,则请根据实际情况填写参与制作的人员的绩效分配。

2 本环节完成后,前期人员将生产流程标记下一流程,指定下一流程的当前处理人。

3 后期人员可通过布置在加工区域的公用电脑调阅上一生产人员转发的工作单,并也按照所制作的项目登记相关的制作明细及数量至系统中。

4 待完工后,标记工作单的生产流程为“完工”状态。

C)前台结算

1 前台收银人员,可通过“前台接待中心”中的生产流程->“完工”来了解到现有多少个已经完工的工作单打开已经完成生产的工作单,检查成品与工作单填写数据是否一致;

如果有不一致的,比如缺少一些明细没有填写或者填写的数量不准确,建议,全部打回让相关生产制作人员自行修改,这种强制措施有利于快速的帮助大家形成规范的工作习惯。

2 如果结算时有“抹零”,先修改工作单“实收金额”;

3 如果是“现金结算”,则对工作单执行【收款结算】后选择“现金收款”,收款后审核结算单;

4 如果是“签单记账”,则对工作单执行【收款结算】后选择“应收记账”,打印结算单交与客户签字后,审核结算单。

适合企业

适用于10 人以上的大中型店面,各个岗位都配有电脑(比如后期岗位),成功实施后,生产流程可形成标准化,实现流程电子化,并可加强各职责之间协同办公管理。

推荐版本

印特3 系333 标准版5 用户以上版本。


4、二次打单模式

克隆工作室

流程特点

二次打印模式,类似于是传统模式和无纸化模式的两者结合,这种模式主要是解决了无纸化模式中没有纸单作为原始凭证的顾虑。

流程优势

二次打印模式,对于比较符合大中型企业,首先在生产确认方面,第一次打印时,可以设计提供“客户确认”环节,即前台登记客户说明的相关制作要求,并在生产制作样本后,让客户在第一次打印的工作单上“签字确认”,这样降低了企业在制作生产后发生问题的担当风险。

流程劣势

人员之间的交接纸单,也是容易出现类似“传统模式”那种丢单的情况,这样前台必须针对丢单重开单据,增加多余工作量。另外三联纸单由于易折叠卷曲,在第二次打印时不易放纸,容易造成打印的文字与表格对不齐。

流程做法

参考上图所示,操作流程如下:

A)前台接待

1 前台根据与客户沟通的内容,启动“新建工单”窗口,选择客户单位、选择联络人员和联系电话、填写送货地址;

建议对于不愿意告知详细公司名称的客户,一般的个人用户记录在“默认散户”名下,建议在“新建客户”之前先在“老客户”页面进行搜索,确认没有资料档案后才新建。

2 填写制作要求。

3 确认并完成开单

4 如果客户有网络文件,则将文件存放到工作单“附属文件”中。

5 点击“工作单”上的打印按钮,将打印的纸质工作单交付给“当前处理”人员。

前台除了主动将打印的纸单交付给生产人员以外,也可以让生产人员主动过来领生产单据,或者设置了主管岗位的话,可以交到主管那,由主管再分配单据给生产人员。

B)生产制作

1 前期人员收到纸单后,根据纸单上的单号,登录系统,查询工单,调出工作单。;

2 再确认完全理解客户的制作要求,将工作单的“生产流程”变更为自己所处的“生产流程”;

如果前台没有填写制作要求,而是将客户引导至生产制作人员处,则请前期人员完成制作要求的填写和登记确认。

3 根据制作要求进行本岗位的生产制作,并在系统工作单中填写相应的制作明细;

如果启用了生产绩效制度,则请根据实际情况填写参与制作的人员的绩效分配。

4 前期人员工作完成后,对工作单进行“转单”操作将“生产流程”转换为下一个流程,并传递纸单交与下一流程人员生产。

5 后期人员接收上一流程人员传递的纸单后,同样登录系统,利用纸单上的单号查询调阅出工作单,按照实际生产的项目,登记至系统工作单的制作明细表格中。

6 登记完成以及生产完工后,再标记系统工作单的流程为“完工”,代表生产环节完工。同时,将纸单及成品交至成品区或者前台处。

C)前台结算

1 前台收到纸单和成品后,检查成品与工作单填写数据是否一致,而后在执行收款;

如果有不一致的,比如缺少一些明细没有填写或者填写的数量不准确,建议,全部打回让相关生产制作人员自行修改,这种强制措施有利于快速的帮助大家形成规范的工作习惯。

2 核算价格后,如果客户结算时有“抹零”,先修改工作单“实收金额”;

3 客户是“现金结算”,则对工作单执行【收款结算】,选择“现金收款”,再次将之前所打印的纸单送入打印机,进行第二次打印。第二次的打印主要是将客户所制作的经营项目、数量以及价格合计等信息,交与客户,收款后及时确认审核现收单;

4 客户是“签单记账”,则对工作单执行【收款结算】,选择“应收记账”后,再次将之前所打印的纸单送入打印机,点击结算单的打印按钮进行第二次打印。完成打印后,在将单据交与客户核对并签字。

以上所介绍的操作流程模式,则是按照目前印特已有使用的客户流程进行操作,若存在差异,还可以根据贵公司实际的流程步骤再做相应的调整。

适合企业

适用于15 人以上店面,成功实施后,可针对生产流程形成标准化,并增加了各职责人员之间的团结配合。

推荐版本

印特3 系-335 专业版8 用户用户以上版本。

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